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中文求职信的解释及写作方法

发布时间:2014-01-09编辑:1021 手机版

  1、基本概念

  释义

  求职信又称“自荐信”或“自荐书”,是求职人向用人单位介绍自己情况以求录用的专用性文书。

  它与普通的信函没有多少区别,但它与普通的信函又有所不同,当然也不同于"公事公办"的公文函。求职信所给的对象很难明确,也许是人事部一般职员,也许是经理,如果你对老板比较了解的话可以直接给老板。当然,如果你根本就不认识招聘公司的任何人,求职信最好写上"人事部负责人收"较妥。如果直接写人事部经理或"老总"收可能不妥,如果该信落到一般职员手中的话,可能使得这些人不高兴。

  多数用人单位都要求求职者先寄送求职材料,由他们通过求职材料对众多求职者有一个大致的了解后,再通知面试或面谈人选。因此,求职信写得好坏将直接关系到求职者是否能进入下一轮的角逐。

  求职信作为新的日常应用类文体,使用频率极高,其重要作用愈加明显。

  求职信的概念,就跟推销一样,目的都是要引起顾客(雇主)兴趣,达到成功推销自己的效果。很多求职者没有写Cover Letter(求职信)的习惯或根本不知道Cover letter的重要性。求职信就是用文字语言在推销自己,是简历的一个重要组成部分。

  类型

  (1)从成文的角度看,有自写的求职信;他人推荐而写的求职信等。

  (2)从内容或行业看,有技术性求职信;销售型求职信;生产性求职信;演艺性求职信;医疗性求职信等。

  (3)从求职的时间看,有短期性求职信;中期性求职信;长期性求职信等。

  (4)从求职的要求看,有基本要求的求职信;有具体要求的求职信等。

  2、功能目的

  功能

  (一)沟通交往,意在公关

  求职信是沟通求职者和用人单位之间的桥梁。通过一定的沟通,在相互认识、交流的基础上,实现相互的交往,是求职信的基本功能。实现交往,求职者才可能展示才干、能力、资格,突出其实绩、专长、技能等优势,从而得以录用。因此,求职信的自我表现力非常明显,带有相当的公关要素与公关特色。

  (二)表现自我,求得录用

  实现自己的求职目的,就要求自己必须充分扬长避短,突出自我优势,在众多的求职者中展露头角,以自己的某些特长、优势、技能等吸引用人单位。表现自我,意在录用,也是求职信的又一基本功能。

  目的

  求职信起到毛遂自荐的作用,好的求职信可以拉近求职者与人事主管(负责人)之间的距离,获得面试机会多一些。

  求职信是自我表白,其目的和作用要是让人事主管看,因人事主管有太多的求职信函要看,因此要简明扼要。

  在知名企业,特别是外企或500强企业的求职过程当中,一封出色的求职信是必不可少的。而撰写一封得体的求职信可能是你在准备应聘的过程中遇到的最棘手的问题。在求职的过程中,只有能体现个人才智的求职信,才能帮助你顺利地得到面试机会,谋求一份理想的工作。你需要仔细考虑你所写的求职信的目的,及其所可能产生的影响。信件要引起读者的兴趣,既要反映出你的目的,也要符合特定的环境要求。

  3、失败原因

  1、频繁跳槽 频繁跳槽给人一种做事不踏实,心情浮没有挑战精神的印象。约40%的受访者表示,频繁跳槽(包括入职一年内离职)会使求职者丧失资格。这对于跨世纪一代相当不利,这代人可是出了名地爱换工作,平均每两年就换一次工作。

  2、技能过时 职场中最讲究实力,也就是你的个人技能。技能过时,那你也免不了被OUT。约1/3(31%)的受访者表示,求职者“掌握的技能已过时”也会让雇主掉头就走。约28%的受访者列出的是“不了解当代办公科技”。

  3、遭到解雇 大多数招聘人员和经理们都认为“解雇”经历会“严重损害”申请者的求职成功概率,这一点并不令人意外。但接下来的几项有些令人不安:患有慢性病或残疾,紧随其后的是延长产假或陪产假,研究称后者“对职业前景的损害超过了离职进修,甚至是被解雇。”

  4、年龄 年龄越大,受访的职业越少。约70%的受访者表示,对30多岁求职者的需求高于其他年龄段。但有意思的是,更长的工作经验确实重要:猎头和招聘经理们认为,“对40多岁求职者的需求高于20多岁者。”

  5、失业 失业较久的人很难被录取。约36%的受访者表示,有6-12个月职业空窗期的求职者很难找到工作。28%表示,只要出现过职业空窗期的求职者都难以找到工作。

  4、格式要求

  标题

  求职信的标题通常只有文种名称,即在第一行中间写上“求职信”三个字。

  称谓

  称谓是对受信人的称呼,写在第一行,要顶格写受信者单位名称或个人姓名。单位名称后可加“负责同志”;个人姓名后可加“先生”、“女士”、“同志”等。在称谓后写冒号。

  求职信不同于一般私人书信,受信人未曾见过面,所以称谓要恰当,郑重其事。

  正文

  正文要另起一行,空两格开始写求职信的内容。正文内容较多,要分段写。

  第一,写求职的原因。首先简要介绍求职者的自然情况如:姓名、年龄、性别等。接着要直截了当地说明从何渠道得到有关信息以及写此信的目的。如:“我叫李民,现年22岁,男。是一名财会专业的大学本科毕业生。从报上我看到贵公司招聘一名专职会计人员的消息,不胜喜悦,以本人的水平和能力,我不揣冒昧地毛遂自荐,相信贵公司定会慧眼识人,会使我有幸成为贵公司的一名会计人员。”这段是正文的开端,也是求职的开始,介绍有关情况要简明扼要,对所求的职务,态度要明朗。而且要吸引受信者有兴趣将你的信读下去,因此开头要有吸引力。

  第二,写对所谋求的职务的看法以及对自己的能力要作出客观公允的评价,这是求职的关键。要着重介绍自己应聘的有利条件,要特别突出自己的优势和“闪光点”,以使对方信服。如:“我于1996年7月毕业于东北财经学院财会专业。毕业成绩优秀,在省级会计大奖赛中,获得‘能手’嘉奖(见附件),在海南金融杂志上发表过多篇学术论文(见附件)。我在有关材料上看到过关于贵公司的情况介绍,我喜欢贵公司的工作环境,钦佩贵公司的敬业精神,又很赞赏贵公司在经营、管理上的一整套的切实可行的规章制度。这些均体现了在当前改革开放的经济大潮中,贵公司的超前意识。我十分愿意到这样的环境中去艰苦拼搏;更愿为贵公司贡献我的学识和力量。我相信,经过努力,我会做好我的工作的”。写这段内容,语言要中肯,恰到好处;态度要谦虚诚恳,不卑不亢。达到见字如见其人的效果。要给受信者留下深刻印象,进而相信求职者有能力胜任此项工作。这段文字要有说服力。

  第三,提出希望和要求,向受信者提出希望和要求。如:“希望您能为我安排一个与您见面的机会”或“盼望您的答复”或“敬候佳音”之类的语言。这段属于信的内容的收尾阶段,要适可而止,不要啰唆,不要苛求对方。

  结尾

  另起一行,空两格,写表示敬祝的话。如:此致之类的词,然后换行顶格写“敬礼”、或祝“工作顺利”、“事业发达”相应词语。这两行均不点标点符号,不必过多寒暄,以免“画蛇添足”。

  署名和日期

  写信人的姓名和成文日期写在信的右下方。姓名写在上面,成文日期写在姓名下面。姓名前面不必加任何谦称的限定语,以免有阿谀之感,或让对方轻看你的能力。成文日期要年、月、日俱全。

  附件

  有说服力的附件是对求职者的鉴定的凭证。所以求职信的附件是不可忽视的组成部分。

  附件可在信的结尾处注明。如:附件1、××××××2、××××××3、××××××……然后将附件的复印件单独订在一起随信寄出。附件不需太多,但必须有份量,足以证明你的才华和能力。

  5、避免错误

  1、性别称呼不当

  不要一开始就用错了提及性别的称呼,比如“先生”。事实上,最好避免使用针对不同性别的称呼,这样不合适宜,甚至可能冒犯了那些不属于这一称呼的人。或者你可以试着找出负责审阅你求职信的人,在求职信中直接称呼此人姓名头衔。如果不知道负责人,那么写上“敬启者”,这是最中性的称呼方式。

  2、一封求职信不能适合所有需要

  你可以在求职过程中准备一个标准版本求职信,但是当你把它套用在不同职位申请时要格外小心,注意不要出现错误。求职信中的常见错误包括错误的职位、公司名称、日期和招聘信息来源。花点时间,确认你每封求职信中的信息都正确无误——做这件事的同时,不妨再花几分钟时间针对不同的职位要求量身改造自己的求职信。

  3、字数很重要

  求职信的内容就应该仅是一封信。大致浏览一下内容,虽然你希望自己的求职信不是只有一两句话那么简单,但也不要写成多页的长篇大论。以结构清楚的三个段落概括出你对该职位的兴趣以及你的资历,是求职信的理想模式。过于简短的求职信会让人觉得不够努力且缺乏重视,过于冗长的则让人心生厌倦不想看下去。

  4、遵从要求

  雇主都想要知道你是否能按照要求做好事情——这一评价从你的求职信开始。请按照要求的将简历制作成固定的文件格式(PDF格式、微软WORD文档、文本文件等),并发给某个制定的人。同样的,若招聘说明中要求你写出薪资要求以供参考,那么写上你期待的薪资水平,除非你根本不想成为这一职位的候选人。在这一阶段如果忽略了某项明确列出的要求,那么你注定要被淘汰了。

  6、注意事项

  过于关注工作职责

  履历中最普遍的错误就是将履历变成一份枯燥乏味的职责责任清单。许多人甚至会用他们公司的工作守则作为改善履历的指南。创建一份履历是对上述剩余部分的删节,你不该仅仅叙述必需的信息,还要说明你的每个公司的不同经历。要提供公司怎样因你的表现而大获其利的具体例子。当彰显自己的成就时,请问自己以下问题:

  如何更好完成工作

  你或你的团体所面临的是怎样的问题或挑战?你是怎么样克服困难的?你努力的结果怎么样?公司怎样从你的表现中获利?

  目标叙述过于华丽

  许多候选人在履历的开始部分的目标叙述时就让人兴趣寡然。最糟糕的目标叙述一般是这样开始的:”一个具挑战性的职位不仅让我有机会为公司做贡献而且也给我以成长和进步的机会。”这样的叙述早已用滥掉了,而且太过平常,浪费了宝贵的履历空间。如果你正在写履历,试试用小纸条来代替目标叙述,在小纸条上你可以说说你的工作或你专长的领域。

  篇幅过短和过长

  太多的人想把他们的经历压缩在一页纸上,因为他们曾经听说履历最好不要超过一页。当将履历格式化地缩到一页时,许多求职者就删除了他们给人深刻印象的成就。反之亦然。就拿那些在履历上用几页纸漫谈不相干的或者冗长的经历的候选人来说,看的人很容易就会觉得无聊。所以,当你写履历时,试着问自己:”这些陈述会让我得到面试的机会吗?”然后,仅仅保留那些会回答”是”的信息。

  决定其篇幅的因素包括有职业、企业、工作经历、教育和造诣程度等等。最重要的就是,履历中的每一个字都要能够推销该候选人。

  人称代词和冠词的用法

  履历是商业沟通的形式,它应该是简洁和正式的,不应该出现“我”的字样,且尽量少用冠词。试看一例:

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